5 CONSEJOS FINANCIEROS PARA TODO EMPRENDEDOR POR MARIANA RAMOS, HEAD OF ACCOUNTING & FINANCE EN ANGEL VENTURES.
Mariana Ramos actualmente es Head of Accounting & Finance en Angel Ventures. Con 7 años de experiencia, Mariana ha roto cientos de barreras por su visión sobre el problema que enfrentan los emprendedores al momento de iniciar su empresa y por su habilidad para transmitir la pasión que siente por la contaduría.
1. ¿Cuál es la importancia de generar información contable y financiera al momento de emprender?
Es importante que los emprendedores, sin importar su profesión, se involucren en la contabilidad y las finanzas de la empresa desde el inicio de sus operaciones. Realmente la gran mayoría no elabora información financiera desde un principio, ya sea por que creen que al ser un negocio nuevo y pequeño no es necesario, o porque, como es natural, prefieren dedicarse al desarrollo del corazón del negocio, dejando esta tarea para después.
Llevar la contabilidad de la empresa, no solo es una obligación legal en México, sino que además tiene varias ventajas. Tener información contable y financiera (confiable y actualizada) es primordial para medir el desempeño de la empresa, conocer los recursos disponibles, las obligaciones a las que hay que hacer frente, facilita el entendimiento de la situación de la compañía y propicia una buena planeación financiera, entre otros.
Así las cosas, es recomendable que los emprendedores se familiaricen con documentos como estados financieros, auxiliares contables y balanzas de comprobación, entre otros y que tengan presente que esta información debe actualizarse constantemente para poder tomar decisiones eficientes que propicien el éxito y la perdurabilidad del negocio. Decisiones tomadas en información desactualizada o incompleta, o incluso sin información en algunos casos, suelen tener importantes afectaciones financieras adversas.
Además, para aquellos emprendedores que planean expandir su negocio, buscar financiamiento o venderlo, es un requisito indispensable que cuenten con información contable y financiera que permita a los terceros interesados analizar la viabilidad del negocio, su escalabilidad, verificar las proyecciones calculadas, determinar una valuación, etc.
2. ¿Por qué es importante aprender a interpretar la información incluida en los reportes financieros?
Para un emprendedor que, por su background o expertise, no está familiarizado con estos temas, elaborar o interpretar reportes financieros puede ser muy complejo. Es común que suelan optar por delegar estas tareas intentando evitar algunas de las dificultades asociadas, sin percatarse de que están desaprovechando los beneficios que los podría proporcionar utilizar estas herramientas adecuadamente.
Normalmente, los reportes financieros se componen de información contable y financiera que nos permite identificar los gastos e ingresos que tuvo la empresa en cierto periodo, cómo se generaron, con qué operaciones están relacionados, en que se utilizaron, los bienes y recursos propiedad de la empresa, cómo se adquirieron o financiaron, el nivel de productividad, crecimiento, rentabilidad, endeudamiento, liquidez, entre otros.
Cuando se logra entender e interpretar los reportes financieros de manera integral es más factible elaborar estrategias a la medida de la empresa, considerando la situación específica en la que se encuentra, los recursos disponibles, los gastos, la industria en la que opera, el entorno económico y social, etc. y así, aumentar las posibilidades de alcanzar los objetivos planteados, manteniendo un buen control financiero.
La información contable y financiera es equivalente a la carta de presentación de cada empresa, por ello, es indispensable poder analizarla e interpretarla en los reportes financieros, independientemente del usuario de quien se trate (director, emprendedor, inversionista, etc.).
3. ¿Cómo tener un buen control financiero?
La planeación financiera es la base para tener un buen control financiero. La planeación financiera sirve para tener una guía o referencia de los objetivos planteados para la empresa, ayudando a los emprendedores a apegarse a los mismos, hacer una mejor asignación de los recursos económicos de la empresa y a ser asertivos y consistentes con dichos objetivos en la toma de decisiones, conociendo los riesgos e implicaciones financieras de las mismas.
La elaboración de planes financieros también ayuda a la estabilidad de las empresas ya que promueve el balance entre ingresos y gastos. Permite además que las empresas puedan prepararse para situaciones contingentes, por ejemplo destinando alguna parte de los ingresos a su prevención o definiendo algún ‘fondo de emergencias’.
Cuando un emprendedor está considerando implementar un plan de crecimiento o expansión, la planeación financiera le puede ser muy útil para definir cómo es que va a acceder a los recursos que requiere, por ejemplo, mediante préstamos, prestamos convertibles, emisión de acciones o de obligaciones; y las implicaciones, consecuencias o riesgos relacionados en cada caso. Asimismo, un plan de negocio puede ser sumamente útil para elegir, dentro de varias, la opción menos costosa, la más redituable, la que tenga más posibilidades de éxito, etc. en cada caso.
4. ¿Cómo empezar una planeación financiera para un negocio?
Para hacer una buena planeación financiera, es importante identificar desde un inicio los diferentes factores que influyen en las finanzas del negocio, por ejemplo, qué ingresos se han obtenido y se estiman obtener, los costos asociados, los gastos recurrentes. Con esta información, será posible identificar si hay recursos mal invertidos que no están generando ningún valor y que posiblemente podrían utilizarse para desarrollar otros proyectos.
Para que una planeación financiera sea eficiente, además es importante establecer los objetivos a corto, mediano y largo plazo que sean cuantificables, específicos y realistas, así como trazar el camino sobre cómo alcanzarlos. Por ejemplo, en caso de una expansión, habrá que definir si se necesitará invertir en activos, publicidad, pagar renta, contratar personal, etc., como se van a solventar, en qué proporciones, con qué prioridad, etc.
Teniendo claro lo anterior, será posible elaborar presupuestos más completos, de manera mensual, trimestral o anual, que servirán, entre otros, para tener un mayor control sobre los gastos o costos asociados a cada operación o estrategia, así como definir si es posible solventarlas. Además, contar con presupuestos puede ayudar a los emprendedores a generar un ambiente de confianza con inversionistas nuevos o actuales ya que son una muestra de que se tienen objetivos claros sobre el destino que se les dará a sus recursos, y el apego al presupuesto, testimonio de una buena gestión empresarial.
5. ¿Tienes alguna recomendación adicional para los emprendedores?
La situación de cada emprendedor es distinta y depende de diversos factores, por lo cual siempre va a ser necesario evaluar cada caso en lo individual. No obstante, hay algunas cosas que se pueden implementar desde un inicio, que pueden ayudar a evitar dolores de cabeza futuros y que definitivamente ayudan a tener finanzas saludables.
Un tema que llega a ser recurrente al momento de emprender es no segregar correctamente lo personal de lo empresarial, por ejemplo, cuando se trata de cuentas bancarias. Hay quienes tienen un negocio y utilizan su cuenta personal para solventar los gastos del negocio o viceversa. Esto que al inicio parecería muy práctico tiene distintas implicaciones, desde compartir información personal confidencial con terceros (banco, inversionista, autoridades, etc.), cuando éstos solicitan documentos de la empresa, hasta temas fiscales más complejos. Incluso separando cuentas bancarias, hay emprendedores que utilizan cualquiera de las dos indistintamente para realizar pagos personales y de la empresa. En el caso de una revisión fiscal, se deberán segregar y comprobar cada una de las transacciones personales y empresariales y existiría un alto riesgo de que se le imputen sanciones (actualizaciones, recargos y multas) a quien no le corresponde; es decir, a la empresa por operaciones personales, al revés o a ambas.
Cuando se tiene separada la información bancaria de una compañía, es más fácil tener un control adecuado de los ingresos y gastos de la compañía y hace más eficiente la elaboración de información contable y financiera que servirá como base para definir el camino de la empresa, así como cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
Otra recomendación, en la medida de lo posible, es diversificar las fuentes de ingresos del negocio. Esto ayuda a asegurar la estabilidad financiera de las empresas en caso de que algún proyecto o línea de negocio deje de rendir frutos. Para ello, es necesario analizar qué opciones de crecimiento son viables, ya que es posible que las nuevas oportunidades surjan con un cliente ya existente para lo cual es importante reevaluar constantemente qué otros productos o servicios podrían ofrecerse. Diversificar permite buscar nuevas oportunidades que sean completamente diferente y que permita explorar nuevos sectores, habilidades o talentos.
Diversificar ingresos puede sonar muy complicado cuando una compañía cuenta con recursos limitados, sin embargo, con ayuda de las herramientas contables y financieras mencionadas es posible lograr canalizar algunos recursos utilizados ineficientemente, por ejemplo, en gastos innecesarios, en proyectos nuevos que ayuden a diversificar la fuente de ingresos. Sin que ello signifique incrementar los gastos considerablemente. Con un análisis adecuado y planeación financiera se pueden potencializar los resultados, aumentar las posibilidades de éxito, así como la perdurabilidad de un negocio.
